Kriterien für ein Interessenbekundungsverfahren für das Festwochenende
im Rahmen der 675-Jahrfeier der Stadt Kirchhain

Kategorie: Festwirtschaft

Datum: Festwochenende - Donnerstag, 27.05.2027 bis Montag, 31.05.2027

Bewerbungskriterien Festwirtschaft: Zugelassen werden können natürliche Personen oder auch Festzeltbetriebe bzw. Cateringservice.

Voraussetzung für die Bewerbung:

• Fachliche und persönliche Eignung
• langjährige Erfahrung in der Gastronomiebranche
• Erfahrung/Referenzen über bereits durchgeführten Veranstaltungen im Stadtgebiet
• allgemeine und gewerbliche Zuverlässigkeit
• Gewähr dafür bieten, einen Festbetrieb ordnungsgemäß und gemäß den Vorgaben der Stadt Kirchhain (z. B. Umsetzung Sicherheitskonzeptes) zu führen
• ausreichende und finanzielle Leistungsfähigkeit

Platz-/Zeltgröße Festwochenende:

• Die Größe des Festzeltes beträgt 50 x 25 m zzgl. Anbau (Logistik und Toilettenbereiche). Der Festwirt verpflichtet sich in den oben genannten Zeiträumen ein Festzelt mit Fußboden und einem Fassungsvermögen von 2.500 Personen zu stellen.
• Das Festzelt soll gemäß den Planunterlagen der Stadt Kirchhain (Anlage 1) hergerichtet werden. Etwaige Änderungen sind mit der Stadt Kirchhain abzustimmen und durch diese freizugeben.
• Standort: Parkplatz (Festplatz Kirchhain) zwischen Markthalle und Reithalle in Kirchhain.
• Ein barrierefreier Zugang muss gewährleistet sein.
• Das Festzelt ist mit einem Haupteingang und einem Nebenausgang (zu den Toilettencontainern) zu versehen. Beide Eingänge sind barrierefrei durch den Festwirt auszuführen.

Standgeld/Sondernutzungsgebühr:

• Die Fläche für das Festzelt und den Außenbereich wird seitens der Stadt Kirchhain kostenlos zur Verfügung gestellt.
• Erforderliche Versorgungsleitungen (Strom und Wasser) werden seitens der Stadt kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung von Strom und Wasser erfolgt bis an das Festzelt. Für die Versorgung im Festzelt ist der Festwirt zuständig.

Außengastronomie:

• Im unmittelbaren Außenbereich des Festgeländes ist vielfältiges Programm an Fahrgeschäften bzw. Aktionsgeräten sowie ein gastronomisches Angebot von Speisen und Getränken durch den Festwirt – nach vorheriger Absprache und Freigabe durch die Stadt Kirchhain - anzubieten. 

Bühne:

• Der Auf- und Abbau der Bühne erfolgt durch den Festwirt oder einen von ihm beauftragten Dritten.
• Die Bühne muss mindestens eine Fläche von 8x6x1 (B/T/H) aufweisen und über eine Traglast von mind. 500 kg/m2 verfügen.
• 3-seitig mit schwarzem Molton ausgehangen. Beleuchteter Bühnenaufgang mit Geländer links oder rechts im vorderen Drittel der Bühne.
• Bühnenriser:2x1x0,4m (Key), 1x2x0,4m (Show), 2x2x0,4m (Drums), alle Riser mit schwarzem Skirting Position siehe Stageplot.

Ton, Lichttechnik, Beschallung

• Der Festwirt stellt die notwendige Technik zur Verfügung. Diese muss den Anforderungen der auftretenden Bands, Gruppen des Rahmenprogramms genügen. Entsprechende Absprachen mit den Beteiligten des Programms erfolgen durch den Festwirt. Die Veranstalterin ist bei Bedarf einzubinden.

Lichttechnik/ LED Wand:

• Die Lichtanlage muss der Bühnen- und Veranstaltungsgröße angemessen sein. Die Lampen müssen symmetrisch in den Traversen angeordnet sein.
• Es ist genügend Platz im Zelt für Mischpulte in Absprache mit dem Beschaller freizuhalten.
• Der Festwirt gestattet der Veranstalterin die unentgeltliche Mitbenutzung der Bühnen für das Rahmenprogramm.
• Weitere Anforderungen sind mit der Stadt Kirchhain abzustimmen.

Ausstattung/Dekoration:

• Das Zelt, der Außenbereich, die Fußböden, die Tische und die Bestuhlung müssen der modernen und zeitgemäßen Ausstattung entsprechen und ständig in einem einwandfreien und sauberen Zustand sein.
• Das Festzelt erhält eine gehobene, moderne und ansprechende Ausstattung sowie eine gute Grundbeleuchtung durch Leuchter und eine ansprechende Dekoration. Die festliche und angemessene Ausschmückung des Festzeltes, ist Aufgabe des Festwirts. Seitens der Stadt bereitgestellte Dekorationen in Form des Festlogos etc. sind seitens des Festwirtes anzubringen.

Werbeflächen:

• Der Festwirt darf ein Transparent im Festzelt kostenlos aufhängen.
• Die sonstigen Werbeflächen im Festzelt (Seitenwände, oberhalb des Einganges, über der Bühne) werden durch die Veranstalterin vergeben.

Personal:

• Der Festwirt hat dafür Sorge zu tragen, dass ausreichend fachlich qualifiziertes Ausschank- und Servicepersonal eingesetzt wird.

Platz- und Sicherheitskonzept:

• Das durch die Stadt Kirchhain erarbeitete Platz- und Sicherheitskonzept ist einschließlich aller Anlagen vollständig einzuhalten und umzusetzen.
• Bei einer unvorhergesehenen notwendigen Schließung des Festzeltes hat der Festwirt oder ein von ihm bestimmter Dritter mit entsprechender Verantwortungsbefugnis anwesend zu sein und die Veranstalterin zu unterstützen.

Aufbau:

• Sämtliche Aufbauarbeiten (Festzelt, Bühne, Bestuhlung, Beleuchtung, Ein- und Ausgänge etc.) müssen zur baurechtlichen Abnahme am Mittwoch, den 26. Mai 2027 beendet sein. Nach Fertigstellung des Festzeltbodens ist noch vor den weiteren Aufbauarbeiten ein Termin mit der Bauaufsicht des Landkreises Marburg-Biedenkopf zu vereinbaren.

Toilettenanalgen:

• Toilettenanlagen sind in ausreichender Menge in Absprache mit der Stadt Kirchhain vorzuhalten. Darüber hinaus ist auch auf die Barrierefreiheit zu achten, es ist jedoch mindestens ein WC für Schwerbehinderte vorzuhalten.
• Das erforderliche Personal für Aufsicht und Reinigung ist auf Kosten des Festzeltbetreibers zu beschäftigen.
• Die Toiletten sind stets mit WC-Papier sowie Papiertüchern auf Kosten des Festwirtes auszustatten.
• Eine für die Besucher kostenfreie Nutzung der Toilettenräume ist zu gewährleisten.

Sicherheitsdienst:

• An allen Abenden ist ein Sicherheitsdienst zu stellen, der den ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltungen überwacht. Entsprechende Nachweise der fachlichen Eignung sind rechtzeitig, spätestens 14 Tage vor Beginn des Festwochenendes dem Fachbereich 3 – Sicherheit- und Ordnung vorzulegen. Die konkreten Anforderungen werden im Rahmen einer Anordnung nach § 10 (2) des Hessischen Gaststättengesetzes HGastG seitens der Stadt Kirchhain getroffen.

Speisen:

• Der Speisenverkauf kann sowohl im Festzelt als auch im Außenbereich erfolgen. Ausnahmen sind mit der Stadt Kirchhain zu vereinbaren.
• Der Festwirt ist berechtigt, einen Verkaufspavillon für Fleisch-/ und Wurstwaren am Zelteingang, in Absprache mit der Veranstalterin aufzustellen. Der Verkaufspavillon muss sich in das Konzept und Gesamtbild der Veranstaltungsfläche einfügen. Wird das Konzept nicht eingehalten, kann die Veranstalterin die Entfernung veranlassen.

Theke und Sektbar:

• Die Theke befindet sich an den Längsseiten des Festzeltes gemäß Anlage 1.
• Eine ansprechende Sektbar kann vorgehalten werden. Sofern eine Sektbar eingerichtet wird, ist diese gemäß Anlage 1 auszuführen und ist als abgetrennter Raum am Festzelt mit Lichterketten etc. besonders gestaltet. Ausreichend Service-Personal ist in diesem Bereich gesondert vorzuhalten.
• Die von der Stadt Kirchhain festgesetzten Ausschankzeiten sind einzuhalten. Die Schließung der Zapfhähne und des Festzeltes sind mit den Verantwortlichen der Stadt Kirchhain abzustimmen und den Anweisungen ist Folge zu leisten. In der Anordnung nach § 10 (2) HGastG werden hierüber nähere Angaben getroffen.

Verkehrssicherungspflicht:

• Die Verkehrssicherungspflicht obliegt dem Festwirt, sowohl im Zelt einschließlich der Bühne als auch auf den Zuwegungen um das Zelt, sowie in den von ihm betriebenen Außenbereich.
• Der Festwirt hat ausreichende Veranstaltungshaftpflichtversicherungen, insbesondere eine ausreichende Haftpflichtversicherung für den Betrieb im Festzelt, den Anbauten und sowie der Freifläche abzuschließen und der Veranstalterin vorzulegen. Die vereinbarte Versicherungssumme muss mindestens 3.000.000,00 € pauschal für Personen- , Sach- und sich daraus ergebende Vermögensschäden betragen. Sollten sich die gesetzlichen Grundlagen ändern, so ist die Versicherungssumme anzupassen.
• Für eventuelle Schäden, die bei Aufstellung und dem Betrieb des Festzeltes, der Anbauten oder der Freifläche entstehen und auf vorsätzliches, fahrlässiges oder grob fahrlässiges Verhalten durch Bedienstete, Beauftragte oder Gäste zurückzuführen sind, kann die Veranstalterin Schadensersatzansprüche geltend machen.
• Der Festwirt hat für ausreichende Beleuchtung im Außenbereich, an der Längsseite des Festzeltes, sowie bei den Toilettenanlagen zu sorgen.
• Die Sicherstellung der Fluchtwege (bspw. mittels Bauzäune etc.) ist ebenfalls vom Festwirt vorzunehmen. Die Beschilderung ist in ausreichender Form vorzuhalten.

Gebühren/Auslagen

• Erforderliche Genehmigungen und daraus resultierende Gebührenabgaben und Steuern sowie die Meldung an die GEMA sind spätestens 3 Wochen vor Festbeginn einzuholen, vom Festwirt zu zahlen und der Veranstalterin vorzulegen.

Versorgung im Festzelt und dem Außenbereich:

• Strom- und Wasseranschlüsse werden von der Veranstalterin bis an das Festzelt gelegt.
• Der Festwirt hat auf seine Kosten das Festzelt, die Anbauten und die Außenfläche einschließlich Strom- und Wasseranschluss sowie mit allem sonstigen Zubehör (z. B. Beleuchtung, Musikanlage, allgemeine Beschallung usw. rechtzeitig betriebsbereit aufzubauen und nach Beendigung des Festwochenendes abzubauen.
• Notwendige Unterstützung kann seitens der Stadt Kirchhain in Form von Personal des Service- und Betriebshofes im Bedarfsfall bereitgestellt werden.

Müll:

• Für die Entsorgung des anfallenden Mülls oder Abfalls im Festzelt werden durch die Veranstalterin Entsorgungsmöglichkeiten (auf dem nahegelegenen Service- und Betriebshof) zur Verfügung gestellt.

Hygiene:

• Die im Festzelt verwendeten Spülmaschinen müssen das DVGW-Prüfzeichen oder eine entsprechend gleichwertige Zertifizierung haben. Die entstehenden Kosten für das Vorhalten der Spülmaschinen trägt der Festwirt.
• Der Festwirt hat in besonderer Weise für die einwandfreie hygienische Beschaffenheit vor allem der Theken zu sorgen.
• Die Verwendung von Mehrweggeschirr und bruchsicheren Kunststoffbechern wird in allen Bereichen vorgeschrieben.
• Die Zeltreinigung ist Aufgabe des Festwirtes. Er hat Gewähr dafür zu tragen, dass das Zelt im gereinigten Zustand für das Rahmenprogramm zur Verfügung steht. Die Kosten für das beauftragte Unternehmen trägt der Festwirt.

Künstlerische Darbietungen/ Beschallung:

• Der Festwirt verpflichtet die Tanz- und Stimmungskapelle im Festzelt auf seine Kosten. Die Auswahl der Tanz- und Stimmungskapellen ergeben sich aus dem beigefügten Rahmenprogramm (Anlage 2). Vorschläge und Ergänzungen zum Rahmenprogramm seitens des Festwirtes sind erwünscht und können in Absprache mit der Stadt Kirchhain berücksichtigt werden.
• Die Verpflegung und Unterbringung der Musiker ist Angelegenheit des Festwirtes.
• Auf den Punkt „Ton, Lichttechnik, Beschallung“ wird Bezug genommen.
• Die vom Fachbereich 3 – Sicherheit und Ordnung geforderten Beschallungshöchstwerte sind einzuhalten.

Rahmenprogramm:

• Das geplante Rahmenprogramm wird als Anlage 2 beigefügt und ist verbindlich umzusetzen. Etwaige Änderungen und Ergänzungen sind in Absprache mit der Stadt Kirchhain möglich.

Haftungsausschluss:

• Eine Haftung, dass das Fest tatsächlich zu den angegebenen Zeitpunkten und an dem beschriebenen Standort stattfindet bzw. stattfinden kann, wird nicht übernommen.

Spezielles:

• Vorlage eines Konzeptes durch den Festwirt.
• Der Festwirt gewährt der Veranstalterin einen Nachlass (i. H. v. mind. 25%) auf Getränkebons.
• Der Festwirt gewährt der Veranstalterin einen Nachlass (i. H. v. mind. 25%) auf Essensbons für die Einsatzkräfte am Festwochenende.
• Der Preis für die Getränke im Festzelt, den Anbauten und im Außenbereich ist in Absprache mit der Veranstalterin zu treffen.

Kündigung:

• Eine stillschweigende Verlängerung des Vertrages nach Ablauf der Vertragslaufzeit wird ausgeschlossen.

Das Recht beider Vertragsparteien, das Vertragsverhältnis fristlos aus wichtigem Grund zu kündigen, bleibt hiervon unberührt.

Insbesondere ist die Veranstalterin berechtigt, das Vertragsverhältnis fristlos zu kündigen, wenn

• der Betrieb des Festwirtes durch behördliche Verfügung geschlossen wird,
• der Festwirt, den aus diesem Vertrag geregelten Verpflichtungen nicht nachkommt.
• Endet das Vertragsverhältnis durch fristlose Kündigung durch die Veranstalterin, so haftet der Festwirt für den entstandenen Ausfall. Schadensersatzforderungen gegenüber der Veranstalterin sind wegen fristloser Kündigung ausgeschlossen.

Konventionalstrafe:

• Im Falle der Nichterfüllung des Vertrages (außer in Fällen höherer Gewalt), hat der Festwirt neben dem vereinbarten Betrag eine Konventionalstrafe in Höhe von 50.000,00 € zu zahlen.
• Zum Zwecke der Sicherung der Entgeltforderungen bzw. der Durchführung des Festwochenendes überlässt der Festwirt der Stadt Kirchhain bis zum 01. April 2027 eine selbstschuldnerische Bankbürgschaft auf erste Anforderung unter Verzicht auf die Einrede der Anfechtbarkeit und Aufrechenbarkeit, Vorausklage in Höhe von 30.000,- €.

Bewerbungen als Festwirt für den das Festwochenende müssen bis spätestens 27. März 2026, 10:00 Uhr schriftlich bei dem Magistrat der Stadt Kirchhain, Am Markt 6/8, 35274 Kirchhain, eingehen. Maßgeblich für die Fristeinhaltung ist das Datum des Poststempels bzw. bei persönlicher Abgabe, der Eingangsstempel des Magistrates der Stadt Kirchhain.

Die Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf Zulassung.

Bewerber, die ihr Gesuch verspätet einreichen, scheiden bei der Entscheidung über die Zulassung automatisch aus. Unvollständige Bewerbungen werden direkt ausgeschlossen. In den Bewerbungsunterlagen sollen folgende Angaben enthalten sein:

• Vorlage eines Konzeptes. Gerne auch mit kreativen Verbesserungsvisionen.
• Vorgesehene Preisvorstellungen für den Getränkeausschank

Eine Haftung, dass das Fest tatsächlich zu dem angegebenen Zeitpunkt und an dem angegebenen Standort stattfindet, wird nicht übernommen.

Im Rahmen des Gestaltungswillens behält sich die Veranstalterin Sonderregelungen vor.

Zu- und Absagen sowie Verträge ergehen in Schriftform. Mündliche Erklärungen sind nicht rechtsverbindlich und begründen keinerlei Ansprüche.

Kirchhain, den 13. März 2026

Der Magistrat

Olaf Hausmann, Bürgermeister

Anlage 1: Anlage 1_Interessenbekundungsverfahren_Festwirt

Anlage 2:

Vorläufiges Programm Festwochenende

Donnerstag, 27. Mai

• Nachmittags        ggf. Konzert mit Schulbands
• 19.00 Uhr            Konzert mit The Heads, Bobtown Cats, Robert Oberbeck

Freitag, 28. Mai

• 20.00 Uhr (?)       You FM Party

Samstag, 29. Mai

• 20.00 Uhr (?)       Münchner Zwietracht

Sonntag, 30. Mai

• 11.00 Uhr             Ökumenischer Gottesdienst
• im Anschluss        ggf. Ehrungstag (FFW, Sport, Stadt …)
• abends                 ggf. ABBA Revival Band

Montag, 31. Mai

• 11.00 Uhr              Frühschoppen/Festwochenendausklang mit den Blechtogos